1. Rekisterinpitäjä

Kiinteistö Navigare Oy
Y-tunnus: 2345437-1
Jousitie 5, 20760 Kaarina

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Pasi Venho
Jousitie 5, 20760 Kaarina
+358 4054 144 50
pasi.venho@navigarekiinteistot.fi

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja siltä osin kuin se on välttämätöntä asuntojen vuokraus- ja välitystoiminnassa sekä kiinteistöjen ylläpidossa.

Henkilötietojen käsittely perustuu siihen, että henkilö on hakenut rekisterinpitäjän asuntoa, asuu rekisterinpitäjän asunnossa, on joskus asunut rekisterinpitäjän asunnossa tai on pyytänyt tietoa vapaista tai vapautuvista asunnoista.

Rekisterinpitäjä käyttää henkilötietoja mm. asukasvalintaan, vuokrasopimuksen perustamiseen ja hallinnointiin, vuokrasuhteen hoitamiseen ja kehittämiseen, vuokranantajan/taloyhtiön oikeuksista ja velvollisuuksista huolehtimiseen, kiinteistöjen kunnossapitoon ja vikailmoituksiin, vuokra- ja vastikereskontraan ja muuhun maksuliikenteeseen, markkinointiin ja viestintään, asiakaspalveluun, asiakasviestintään, asumisneuvontaan, asukastoimintaan, liiketoiminnan hallinnointiin ja kehittämiseen, uutiskirjeiden, asukastapahtumakutsujen ja tiedotteiden lähettämiseen sekä turvallisuuden ja oikeusturvan varmistamiseen.

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja henkilön väliseen sopimukseen, vuokralaisen antamaan suostumukseen tai lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen.

Sopimuksen perusteella käsitellään henkilötietoja, joita vuokralainen antaa asunnon hakuvaiheessa tai sopimussuhteen aikana.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisteri voi sisältää vuokra-asuntojen hakijoista, vuokralaisista, sekä heidän puolisostaan, yhteismaksajasta, muista asumaan tulevista henkilöistä, valtuutetuista, ali- ja jälleenvuokralaisista sekä asunnonostajista seuraavia tietoja:

Perustiedot, kuten henkilön nimi, syntymäaika, henkilötunnus tai henkilötunnuksen puuttuessa matkustusasiakirjan tunnistetieto kuten passin numero, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asiointikieli.

Asunnon tarvetta ja asukasvalintaa koskevat tiedot, kuten aiempi osoite ja aiempaa asuntoa koskevat tiedot, työssäkäynti, ammatti, työsuhteen kesto ja laatu, tulo- ja varallisuustiedot, verotiedot, velka- ja velkajärjestelytiedot, oleskeluluvan tiedot, holhous- tai edunvalvontatieto, luotto- ja maksukäyttäytymistiedot, asumistukitiedot.

5. Henkilötietojen lähteet

Rekisterinpitäjä saa henkilötiedot pääsääntöisesti henkilön täyttämästä asuntohakemuslomakkeesta ja sen liitteistä. Lisäksi rekisterinpitäjä saa henkilötietoja vuokrasuhteen aikana henkilöltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös yksityisistä luottotietorekistereistä sekä viranomaisilta.

6. Henkilötietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojaselosteen mukaisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja ei luovuteta ulkopuolisille, ellei laissa aseteta siihen velvoitetta. Tietoja voidaan siten luovuttaa poikkeuksellisesti esimerkiksi viranomaiselle lain vaatimuksesta.

Henkilötietoja ei luovuteta rekisterinpitäjän ulkopuolelle, lukuun ottamatta rekisterinpitäjän puolesta suoritettavaa tehtävää varten, kuten asiakkuuden tai palvelun hoitoa, kiinteistönhallinta- ja huoltopalveluja, vuokravalvontaa, perintää, rakentamista tai korjaustoimintaa varten. Rekisterinpitäjän sopimuskumppanit ovat rekisterinpitäjän kanssa sopimussuhteessa ja saavat käyttää henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän hyväksi, eikä saa luovuttaa henkilötietoja eteenpäin kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan myös luovuttaa viranomaistahoille, joilla on lainsäädännön mukaan oikeus tietojen saantiin. Tietoja luovutetaan vain välttämättömin tai laissa määrätyiltä osin.

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

7. Henkilötietojen säilytysajat

Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään, kuin on tarpeellista niiden käyttötarkoitukselle.

Vuokralaisen henkilötietoja säilytetään vuokralaissuhteen ajan sekä 5 kalenterivuoden ajan vuokrasuhteen päättymisen jälkeen. Hylättyyn vuokra-asuntohakemukseen liittyviä henkilötietoja tietoja sisältäen hakemuksen liitteineen säilytetään 6 kuukautta hakemuksen toimittamisen jälkeen.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietojen suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä. Henkilötietoja käsittelevät vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt. Fyysisiä aineistoja säilytetään lukitussa tilassa, joihin vain ennalta määritellyillä henkilöillä on pääsy. Sähköisessä muodossa oleviin tiedostoihin vain ennalta määritellyillä henkilöillä on pääsy, ja tietojen käyttäminen edellyttää sisäänkirjautumista.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, käsitteleekö rekisterinpitäjä hänen henkilötietojaan, ja jos käsittelee, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä henkilötietoja hänestä on tallennettu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee epätarkat tai virheelliset henkilötiedot. Virheellinen henkilötieto voidaan korjata, kun rekisterinpitäjä saa oikean tiedon henkilöltä itseltään tai muusta luotettavasta lähteestä.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää itseään koskevien henkilötietojen poistamista, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne on kerätty tai joita varten niitä käsiteltiin, rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon henkilötietojen käsittely on perustunut, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta, taikka jos henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti. Rekisterinpitäjä ei voi kuitenkaan poistaa
henkilötietoja, jos käsittely on tarpeen EU-oikeuteen tai kansalliseen lainsäädäntöön perustuvan käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää rekisterinpitäjää rajoittamaan häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, jos rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkaansapitävyyden, käsittely on lainvastaista ja rekisteröity tietojen poistamisen sijaan vaatii niiden käytön rajoittamista tai rekisterinpitäjä ei enää tarvitse
henkilötietoja, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Käsittelyn rajoituksen kestäessä henkilötietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Henkilötietoja saa kuitenkin käsitellä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi, toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että rekisterinpitäjä ei ole noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

10. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä yllä mainittuun yhteyshenkilöön rekisteriä koskevissa asioissa.

Sen varmistamiseksi, että rekisteröidyn henkilötietoja ei luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.